SISTEM GAJI

Sistem gaji ialah satu projek yang dibangunkan untuk kegunaan pejabat atau industri kecil dan sederhana. Sistem ini sangat berguna dalam proses mebayar gaji. Sistem ini lebih menyenangkan kerja pentadbir jika dibandingkan dengan sistem secara manual. Sistem ini dapat menyelesaikan masalah pentadbiran. Contohnya dalam mengira gaji pekerja. Sistem ini akan mengira gaji secara automatil. Selain itu, sistem ini dapat menjimatkan masa pentadbir dan mempunyai antaramuka sesuai serta menjumatkan kertas. Dengan adanya sistem ini, prestasi kerja pentadbir akan meningkat. Tambahan pula, sistem ini dapat memaparkan maklumat dengan cara yang mudah dan cepat. Dalam analisis yang dibuat, terdapat beberapa masalah yang dikenalpasti dalam sistem yang digunakan sekarang. Sebagai contoh, pejabat dan industri memerlukan satu sistem yang dapat mejalankan semua proses membayar gaji. Sistem yang diabangunkan mestilah selamat digunakan dan dapat mencetak penyata gaji pekerja dan laporan. Selain itu, sistem ini juga perlu mengira gaji secara automatik dan mempunyai fungsi mengekalkan maklumat pekerja, buat salinan maklumat, mencari, menyimpan maklumat sejarah dan dapat menjimatkan masa. Kaedah yang digunakan untuk membangunkan Payoll Sytem ialah Moder-driven development (MDD). MDD ialah teknik melukis model yang menganalisis kan masalah, mendapatkan keperluan dalam perniagaan dan merekabentuk sistem maklumat. Terdapata tujuh dasa dalam kaedah MDD iaitu fasa penyiasatan, fasa mengenalpasti masalah, analisis keperluan, analisis keputusan, merekabentuk, pembinaan dan perlaksanaan. Skop untuk Payroll system ini dibahagikan kepada enam bahagian. Iaitu bayaran biasa, zakat, pinjaman, insurans, tabung haji dan A.S.N. Bayaran biasa digunakan untuk menyimpan semua proses membayar gaji dan mencetak penyata gaji pekerja. Zakat digunakan untuk menyimpan maklumat zakat dan mencetak maklumat zakat. Selain itu, pinjaman digunakan untuk menyimpan maklumat peminjam sekiranya seseorang pekerja dikehendaki membayar pinjaman kereta , pinjaman perumahan ataupun pinjaman komputer. Bagi insurans pula, sistem ini juga digunakan untuk menyimpan maklumat insurans yang dibeli oleh pekerja. Tambahan pula, tabung haji dan A.S.N juga digunakan untuk menyimpan maklumat masing-masing. Pentadbir dapat mengawal seseorang daripada menggunakan sistem ini. Sebagai contoh pentadbir dapat mengawal pengguna lain daripada menyimpan, menukar, melihat atau mencetak maklumat.

Rice, Sydney (2003), Choice Points. Palo Alto, CA: Davies-Black Publishing.

Fungsi Sistem
Sistem Gaji merangkumi proses pengurusan gaji pekerja yang meliputi potongan dan pendapatan pekerja, elaun kerja lebih masa, ganjaran pekerja kontrak, proses bayaran tunggakan gaji dan sebagainya. Sistem Gaji membantu organisasi mengendalikan dan mengeluarkan sistem pembayaran gaji bulanan untuk semua pekerja. Fungsi ini juga termasuk penghasilan sistem pembayaran gaji, bayaran bonus dan lain-lain.

Ciri-ciri sistem gaji ialah sistem ini mengendalikan gaji untuk pekerja yang menerima gaji di syarikat tersebut termasuklah pekerja tetap iaitu pekerja tetap, pekerja kontrak mahupun pekerja harian. Sistem ini juga membolehkan cetakan slip gaji dan skim khas seperti SSM. Sistem ini juga memberi opsyen sebagai stand alone
Laporan yang termasuk dalam sistem gaji ialah analisis trend kerja lebih masa di mana, kerja lebih masa yang melebihi beberapa peratus yang ditetapkan oleh majikan, slip gaji iaitu slip yang terdapat berapa nilai gaji seseorang pekerja dapat, ringkasan pemabayaran gaji, surat cukai dan juga banyak lagi.

Kebaikkan sistem gaji
Dengan adanya sistem gaji ini dapat memudahkan majikan untuk mencari maklumat-maklumat yang diperlukan untuk membuat gaji, anataranya jumlah KWSP yang patut dipotong. Berapa lama pekerja tersebut telah berkhidmat, ia itu disitu juga dapat mempengaruhi gaji pekerja terbabit contohnya semakin lama pekerja tersebut berkhidmat di organisasi tersebut, semakin tinggi gaji pekerja itu. terdapat juga senarai kesalahan yang dilakukan opleh pekerja sekiranya ada, disitu majikan dapat memotong gaji pekerja sekiranya mendapati melakukan kesalahaan yang menyebabkan pekerja tersebut dipotong gaji, antara kesalahan yuang menyebabkan pemotongan gaji ialah ponteng atau tidak hadir kerja.  Dengan adanya sistem gaji. Pembayaran gaji dapat dikira dengan lebih cepat kerana semua maklumat yang dikehendaki berakitan gaji semuanya sudah ada. Selain itu juga , dengan sistem ini dapat meminimumkan pertindihan data. Iaitu jika ada data yang telah di masukkan lebih dari sekali misalnya elaun pekerja, majikan dapat kenalpasti dan kesilapan dapat dikurangkan.  Kesahihan dan ketepatan data adalah sangat tinggi kerana kebiasaan sistem ini jarang membuat kesilapan dalam menyimpan dan memeberi data berbanding penggunaan manual. Data juga dapat diselenggarakan dengan mudah kerana semua data yang dikehendaki terdapat di dalam sistem.

Kelemahan Sistem Gaji
Sistem gaji terdapat beberapa kelemahan juga, iaitu sistem ini kurang selamat berbanding sistem manual, kerana pelbagai virus boleh memasuki sistem tersebut. Ini kerana sistem yang menggunakan sistema atas talian berpotensi tinggi untuk sistem tersebut diserang virus. Penipuan boleh berlaku keatas sistem tersebut, iaitu dengan seseorang yang dapat meletakkan data palsu ke dalam data tersebut. Selain itu, apabila ketiadaan elektrik, majikan menghadapi kesukaran dalam menguruskan gaji mengikut sistem, kerana sistem ini menggunakan elktrik dan majikan terpaksa menggunakan sistem manual.
Kesimpulannya sistem gaji sangat berguna kepada pentadbir dalam proses membayar gaji pekerja dan sangat mudah digunakan berbanding sistem manual.